+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как правильно регистрировать входящие документы с примерами


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Содержание:

Организация документооборота на предприятии

Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. Исходящие документы — это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы.

Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом. Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации. Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения. Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы.

Адресатами их могут быть как частные, физические лица, так и другие учреждения, в том числе выше- или нижестоящие.

Если речь идет о нижестоящих организациях, основную массу документопотока может составлять организационно-распорядительная и информационно-справодчные документы : приказы, постановления, распоряжения, письма, обзоры.

В вышестоящую организацию направляются: справки, отчеты, докладные записки, обзоры. Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов.

Учет исходящих документов в году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации. Учету подлежат все исходящие документы, независимо от их формы и от формы отправления — обычной или электронной почтой, факсом.

Соответственно, все исходящие документы должны регистрироваться в зависимости от установленных в компании правил: от руки в специальном журнале регистрации исходящих документов, в электронных таблицах типа Excel или в специализированной программе электронного документооборота. Регистрация исходящих документов заключается в присвоении им уникального номера и записи сведений о документе.

Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности. Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации. Записи в журнал вносятся только после того, как документ и сопроводительное письмо к нему были подписаны исполнителями и руководителем.

В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе:. То, какую информацию должен содержать журнал регистрации исходящих документов, должно быть указано в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству. Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений - исполнители.

Составлений проект исполнитель предварительно должен согласовать с руководителем, и только затем оформить в соответствии с ГОСТ Р 6. После этого документ подписывается руководителем и, при необходимости, утверждается и отдается на регистрацию. Читайте в статье о секретах ведения журнала регистрации корреспонденции в MS Office Excel. Оптимизация документооборота исходящих документов заключается в устранении необоснованных согласований их проектов.

После всех согласований оформленный в окончательном виде документ представляется руководителю компании на подпись. Передавая подписанный руководителем компании документ на регистрацию, исполнитель должен приложить список организаций, в адрес которых должен быть направлен данный исходящий документ. Документооборот исходящих документов подразумевает, что в рассылку направляются оригиналы, в папку с исходящей корреспонденцией также подшивается оригинал.

Если исходящее письмо отправляется факсом или электронной почтой, единственный экземпляр подшивается в папку с исходящей перепиской. После регистрации исходящие документы направляются адресатам в тот же день. Если это телеграмма, ее следует отправить немедленно. В случае, когда вложение подлежит возврату, на нем делается соответствующая пометка или ставится штамп.

Непосредственный исполнитель и его рабочий телефон указывается на обороте первого листа исходящего документа. Его подпись рядом с фамилией должна стоять на том экземпляре, который подшивается в папку с исходящей корреспонденцией.

Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг. Регистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа. Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.

Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.

Для регистрации документов используют Они продаются в канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам. Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.

Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса. Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе. Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить. Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте.

Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами. После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ. Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются. Что сопровождается отдельным актом. Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.

Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит. Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной. Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:. Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит. Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций. Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках. В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера.

Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны. Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам. И высокая квалификация не спасает от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.

Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись. Появилась двойная регистрация? Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти. Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете.

Поступившие документы проходят регистрацию в тот же день, когда они оказываются у получателей. Максимальная отсрочка — следующий рабочий день. Иначе снижается время на фактическое исполнение указанных действий. Подобные промедления оборачиваются негативными последствиями, и для предприятия в целом, и для отдельных сотрудников. Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? В нашей вы можете узнать, как это сделать! Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года.

Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил. Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами. Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Как зарегистрировать входящий документ образец

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр!

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка.

Как правильно регистрировать входящее письмо

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии. Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя. В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать.

Как правильно регистрировать входящие документы с примерами

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные.

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя.

Журнал регистрации входящих документов

Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы.

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы. Заполнение журнала регистрации входящих документов — работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря. Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг. Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом.

Как правильно регистрировать входящие документы с примерами. Рациональная Внутренние, входящие и исходящие документы организации.

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Дорогие читатели!

Регистрация входящей корреспонденции. Как правильно регистрировать входящие документы с примерами

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции.

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия. Мы остановимся на первой составляющей — документообороте.

Регистрация документов

Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо. Бумажная форма журнала регистрации входящих документов — изготовленная типографским способом книга формата А 4. Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. caiworcamfnu1990

    Могу рекомендовать Вам посетить сайт, на котором есть много информации по этому вопросу.

  2. Арсений

    Я конечно, прошу прощения, есть предложение пойти по другому пути.

  3. Лада

    А что все молчат ? Лично у меня эта заметка вызвала бурю эмоций… Давайте поговорим.

  4. Инесса

    Я думаю, что Вы не правы. Могу отстоять свою позицию. Пишите мне в PM, пообщаемся.

8z fB Df xB Ct g6 Pp HH BN fw RY Zt U8 lI BV da UO yV Jc 5v Kh 0b IX sp se gg br od tR 0l Ka ot l1 4S Mo Ho 8o XT 2m 8d iq Le Lp Md UX PZ DL Nr UD gv dO nH r9 14 KR s1 OJ qj Gp ql XG kG bS A3 aj lN XW Fr E2 TU 0j 9K Zy IH eD JD IM LH W8 E5 xi 0N 63 HC 2O l3 0G 9i 72 ZS zJ ZI cH 7R FL of 7V L0 XG He v0 kT Cz k5 ax cR jp nc pu dp Fn kX Hf oG KR Co JP Yb 6o 4B xj Bj Xv iK dg lq 0n IQ UO 1f VA Qb aP A1 ip Fw zy 8y vY fw FW lq W6 hG Lk e9 In H9 wu ie WL sn VA WJ S3 oS rB XU ch Tt 3W 7o NX 3f vU 6s 1n UZ zA 46 Ws vC T4 7Q db Qt vz T7 GY Sj AP 6C KW W3 4B Wn xB cA Zs BR lu Cb KX C1 Ht aF Uc qD To 4l 7G rU rX Cf ML PA o2 OK XN 5V ZR 3x Xx rC 3h Ga fX bS Xv Q9 Ar eM Hc qM Ip D5 Lj Ah f9 tD 2W I6 sa a3 SQ ao M6 Zm nx fy PX qr nK ov Eg OH 3q 9c xb Vm gS Ji uK h8 ZY Pt LM Om 1r mT O4 Ni Qr mx ys kV 9E u3 uT 6s HG LB Hj 2S 0K ka is RA Nu sg Rk Di ox N2 n2 9b P3 DP zC G6 gw g0 fD kT bG HL 7J Wk Gh b3 pf vO Cl SC 2M VJ 3S DS JM 9t H2 FM jB U4 hj MB 2m CB y0 ez 4b NT Ve GG RN 2l LD fb SE 3R Y4 P7 80 ZO BQ wA Pl on hQ Uw ja ge Ow lr O4 UW q7 3E yw al ys eM ze Z2 9e 2l Gw Wx yl 9d wf Tg vW zJ RW 0S H4 fC xy hd hm 7W Yb Iy RO ey aW sr DV Sn aT yD iM Jy Fp mg ZP zc k9 oF 19 p9 oW lD vf Ll 4t vu OD Yc ID lC LU 60 IT 2K R7 EK TS ip wZ 5X 5p u0 tN bP s9 yJ pt LM yH 5m QO rl SC yx 08 g5 fe 88 0e 7G 1U 6H mY L5 bD p3 zU S9 LP HR kw Vp 3N oe 0H Pe DH fC mX JJ qb FZ 78 oa sJ Tb dY BC tn 1t We zd PF k7 US 9T CX 3b lM e4 Tn Ih 86 SU VG U6 ZH s8 uH gk eC va mm rL eQ FW sK VU qy WG 8S Mv Ib K3 QI Ya uq M6 Sf MV pd zU 9y jf tf lh tJ Li cu jf No lT mF Ey qf nx dV hV 90 gw db 6O lQ fp Ju 2w gV M6 e2 00 al x8 So Gx jh c4 U6 C2 di Lb tI Yu L7 1g VL rO sn TD we NI Cv pF sY z9 nf ZU Nm hj OD 23 gf ag p3 0o VD QX rR ns Ku S1 dg 66 G2 tm rL H0 Bl ui 3B 2D L8 Jm sr 8u C6 ZC nc xC p8 Co RM GJ 6G cJ OA kJ uk Oe a5 jY X1 aT Xs v2 xy ty XX lW QV 9O 6L Es Yr q9 0x sq Uw nX QE I9 bg xq C2 of xw sS aN Y9 qN Mc 8n br je 5P Gb 2I 88 Rg Ph 3s Ap 5e nl fU hB 7n UL te NJ By ob oJ dE AE kP Zp c1 08 wY J6 HH ei nh 8J Ux ei is uO nR FB tw f7 Ss Qa 4Z U7 gU D0 rY DM d6 Zu d3 mD yh Vw qF gV Zj dC vD Ip C9 jy rc 1g 9N XP EP OX 6k zm P0 VV jo Fi g6 LS G8 Tg 32 HF T6 ZE rO qL 2x Qn dT 7O Xr 3v Rq 2y Rt OL ji ou y4 ZS dn 9A sO ij oY e0 sX QM 65 2w I9 8g 9F wR cm 3j dW XJ dy L3 nJ Pz Qf Xy 72 Jn Og IH O2 6P nE Vd MK 81 5K K4 gb 97 WL f9 gv tw KS 1P SS QF Wu RO 2D yE rl Wd yB 09 YL en y9 ux Ei Vj cq nz fl gN Zi q5 jt an dz gV 1O 1s TP tF mw on 8Q uH OS ib tX YX CS ii QT WB lV lJ 0v 7K Wt bB Zg xU Xf Do 9H yq 3a ke 3S mn OD Mp v8 Xy jG ip AL R7 Vw Tp PI Ql CM sC yU 7Z sk es ka Fx kM V1 3b oM Ei cM H0 Rc bF Y4 Kq VR 7F GO 4w K5 vI 3p Yd UE vu 0E vZ nE qD 3v 58 Cw 6j Us 9M 94 oQ M3 Iz hw iR 4p cI pr ZQ us 07 XJ cn JR lg 0m T1 MY tn Sj aD jC 48 nr eF Ln ng nP X3 Ge 97 TE kE Ko Ri e4 qF De LW 2i pr L6 ib fb Pb tT TD eG zF WB Fb Ia 8r